Bestyrelsens funktion

Bestyrelsen skal bestå af mindst tre valgte medlemmer. Der skal være en formand, en kasserer plus et eller flere bestyrelsesmedlemmer. Formand og kasserer må ikke være fra samme husstand. Bestyrelsen konstituerer sig umiddelbart efter generalforsamlingen med formand og kasserer.

Formanden leder bestyrelsens arbejde, og har – sammen med de øvrige bestyrelsesmedlemmer – pligt til at gøre sit yderste for at bidrage til et godt samarbejdsklima.

I udgangspunktet er det formanden, der sørger for at udsende dagsorden og bilag før møderne. Det er også formandens opgave, at alle kommer til orde på møderne, og at alle ved, hvilke beslutninger, der er truffet.

Nogle bestyrelser vælger en næstformand, der kan træde til, hvis formanden er forhindret – enten i en periode eller varigt. Hvis bestyrelsen ikke har valgt en næstformand, vælger man et af bestyrelsesmedlemmerne til at træde i stedet for formanden, hvis der skulle blive behov.

Kassereren har ansvaret for økonomien, og må ikke være fra samme husstand som formanden.

Det er kassereren, der løbende overvåger økonomien, og på hvert bestyrelsesmøde giver en status.

Herudover skal kassereren udfærdige et årsregnskab ud fra de regnskabsregler, der aktuelt gælder for lokalforeninger – og dermed også børnefamiliegrupper og ungegrupper. Regnskabet skal godkendes af generalforsamlingen og sendes til sekretariatet senest 8. marts i hvert kalenderår. 

På generalforsamlingen bliver der valgt en kritisk revisor, der skal kontrollere, at bilagene er i overensstemmelse med regnskabet.

Hvis bestyrelsen vælger at udnævne en sekretær, er det typisk sekretærens opgave at tage referat af møder.

De almindelige regler om fuldmagt, ansvar og erstatningspligt gælder for hele bestyrelsen.

Det betyder, at hvert bestyrelsesmedlem påtager sig et personligt ansvar for at handle i overensstemmelse med aftalte retningslinjer og almindelig sund fornuft.

Hvert bestyrelsesmedlem er selv ansvarlig for at indhente oplysninger om alle relevante forhold.

Et bestyrelsesmedlem må ikke deltage i behandlingen af spørgsmål eller emner, der har væsentlig personlig eller økonomisk interesse – enten for medlemmet selv eller for en person, der har nær forbindelse til medlemmet.

I straffeloven er der en generel bestemmelse om, at man ikke uberettiget må give private oplysninger om andre videre. Det gælder også de private oplysninger, man måske kommer i besiddelse af i forbindelse med frivilligt arbejde i en bestyrelse.

Samtidig skal bestyrelsens medlemmer opbevare alt materiale forsvarligt – herunder sikring af, at personfølsomme oplysninger bliver opbevaret i tråd med persondataforordningen, GDPR.

Når et medlem træder ud af bestyrelsen, er vedkommende fortsat forpligtet til at udvise fortrolighed i forhold til fortrolige oplysninger om privatpersoner, økonomi og strategi.