Kursus

Generalforsamling

I forbindelse med en generalforsamling er der både formalia og praktiske opgaver. Her er en guide og værktøjskasse til arbejdet.

Generalforsamlingen er højeste myndighed

Alle lokale medlemmer af Diabetesforeningen har adgang til – og stemmeret på – den årlige generalforsamling. Der bliver holdt en ordinær generalforsamling i Diabetesforeningens lokalforeninger, børnefamiliegrupper og ungegrupper.

Den ordinære generalforsamling skal være afholdt inden udgangen af februar måned. Hvis I, ud over lokalforeningen, har både en børnefamiliegruppe og en ungegruppe i regionen, skal I lige koordinere datoerne, så I ikke overlapper hinanden.

På generalforsamlingen vælger medlemmerne bestyrelse, plus suppleanter, til lokalforeningen, børnefamiliegruppen eller ungegruppen.

Generalforsamlingens forløb

Når du skal afholde en generalforsamling, er der nogle faste punkter, som kan hjælpe dig med at strukturere arbejdet. Vi har lavet en skabelon til dagsorden og samlet råd og vejledning til hvad, du skal være opmærksom på før, under og efter generalforsamlingen, længere nede på siden. Gå direkte til rådene til arbejdet

Dagsorden for en ordinær generalforsamling

Dagsordenen hjælper dig til at holde styr på generalforsamlingens forløb, og skal som minimum bestå af de ni punkter, du finder her.

  1. Valg af dirigent
  2. Bestyrelsens beretning om lokalforeningens/børnefamiliegruppens/ungegruppens virke i det forgangne år
  3. Godkendelse af regnskab
  4. Behandling af indkomne forslag, som bestyrelsen har modtaget skriftligt senest otte dage før generalforsamlingen
  5. Fremlæggelse af planlagte nationale og regionale aktiviteter - plus en foreløbig plan for lokale aktiviteter inkl. budget
  6. Valg af bestyrelse
  7. Valg af to bestyrelsessuppleanter (hhv. 1. og 2. suppleant)
  8. Valg af en kritisk revisor
  9. Eventuelt

Før generalforsamlingen

Annoncér generalforsamlingen i aktivitetskalenderen på diabetes.dk 

Indkaldelse og annoncering

Generalforsamlingen skal varsles senest 14 dage før afviklingen.

  • Send invitation til medlemmerne i jeres kommune med information om dato, tid, sted, dagsorden, information om sidste frist for indsendelse af forslag (skriftligt og 8 dage før generalforsamling) plus kopi af regnskab, status for indeværende år og budget
  • Annoncér generalforsamlingen i aktivitetskalenderen på diabetes.dk 
  • Bed om, at medlemmerne tager deres medlemskort med, så de kan identificere sig

Værktøjer til forberedelse af generalforsamling

Før generalforsamlingen er det en god idé at samle de praktiske værktøjer, som I kan få brug for under generalforsamlingen.

I kan med fordel tage udgangspunkt i disse ting:

Under generalforsamlingen

1. Valg af dirigent

Generalforsamlingen bliver indledt med, at formanden byder velkommen og præsenterer første punkt, som er valg af dirigent.

Dirigentens opgaver
Dirigenten har det overordnede ansvar for, at generalforsamlingen forløber godt. Det er en fordel, hvis bestyrelsen på forhånd har fået tilsagn fra en person, der kan og vil være dirigent.

Det er dirigentens opgave at konstatere, om generalforsamlingen er lovligt indkaldt i henhold til vedtægterne, og dirigenten har ret og pligt til at afgøre tvister, der eventuelt opstår undervejs.

Efter generalforsamlingen skal dirigenten gennemlæse og underskrive referatet.

2. Bestyrelsens beretning

Det er typisk formanden for bestyrelsen, der aflægger beretning om, hvad der er sket siden sidste år – f.eks. aktiviteter, aftaler, mål, resultater, planer og ting, der ligger formanden og/eller bestyrelsen på sinde.

3. Godkendelse af regnskab

Kassereren fremlægger det afsluttede regnskab for det forgangne år, og deltagerne har mulighed for at stille spørgsmål.

Herefter godkender generalforsamlingen regnskabet, som bestyrelsen skal sende til Diabetesforeningens hovedkontor senest 8. marts.

4. Indkomne forslag

Behandling af indkomne forslag, som bestyrelsen har modtaget fra medlemmerne skriftligt senest otte dage før generalforsamlingen.

Bestyrelsen kan vælge at sende kopi af forslagene ud til medlemmerne før generalforsamlingen.

Behandling af forslag

Dirigenten kontrollerer, om forslagene er modtaget rettidigt, og læser forslagene op. Hvis der er flere forslag om samme emne, behandler generalforsamlingen det mest vidtgående forslag først.

Forslagsstillerne kommenterer/motiverer deres forslag, og dirigenten styrer debatten plus noterer eventuelle ændringsforslag undervejs. Vurderer dirigenten, at der er tale om så vidtgående ændringsforslag, at det reelt er et nyt forslag, bliver de afvist.

Efter debatten er der afstemning, som sker ved håndsoprækning.

Hvornår er et forslag vedtaget?

Vær opmærksom på, at forslag til ændring af vedtægterne, ifølge vedtægterne, skal vedtages med 2/3 af de fremmødte og stemmeberettigede medlemmer. Andre forslag kan godkendes af et simpelt flertal.

5. Aktivitetsplan og budget

Bestyrelsen fremlægger foreløbig aktivitetsplan for det kommende år, herunder:

  • Diabetesforeningens overordnede aktiviteter, som er vedtaget af Diabetesforeningens Hovedbestyrelse
  • Foreløbig aktivitetsplan for det næste års lokale aktiviteter – inkl. budget

6. Valg af bestyrelsesmedlemmer

Generalforsamlingen skal vælge mindst tre medlemmer til bestyrelsen.

Bestyrelsesmedlemmer bliver valgt for en periode på to år. Hvis bestyrelsen består af tre medlemmer, er ét medlem på valg i lige år, mens to medlemmer er på valg i ulige år. Hvis bestyrelsen består af mindst fire medlemmer, er der hvert år mindst to bestyrelsesmedlemmer på valg.

Bestyrelsesmedlemmer kan godt blive genvalgt, hvis de genopstiller.

7. Valg af suppleanter til bestyrelsen

Generalforsamlingen vælger to bestyrelsessuppleanter – en 1. og en 2. suppleant.

Suppleanter bliver valgt for en periode på et år. Er der flere end to kandidater, bliver kandidaten med flest stemmer 1. suppleant, og kandidaten med næstflest stemmer 2. suppleant. Er der kun to kandidater, skal generalforsamlingen skriftligt stemme om, hvem de ønsker som hhv. 1. og 2. suppleant.

Suppleanter kan godt blive genvalgt, hvis de genopstiller.

8. Valg af kritisk revisor

Generalforsamlingen vælger en kritisk revisor til at kontrollere alle regnskabets bilag. Den kritiske revisor må ikke være en del af bestyrelsen.

Man behøver ikke at være uddannet revisor for at blive valgt som kritisk revisor. Det eneste, en kritisk revisor skal gøre, er at kontrollere, at bilagene er i overensstemmelse med lokalforeningens regnskab.

Er der to eller flere kandidater, skal generalforsamlingen skriftligt stemme om, hvem de ønsker som kritisk revisor.

For at undgå den situation, hvor ingen ønsker at være kritisk revisor, kan bestyrelsen, inden generalforsamlingen, få tilsagn fra en person, der kan/vil være kritisk revisor.

9. Eventuelt

Efter valgene går man over til dagsordenens sidste punkt, hvor generalforsamlingen kan drøfte emner, der ikke er en del af den officielle dagsorden.

Vær opmærksom på, at generalforsamlingen ikke kan vedtage noget under ”Eventuelt”.

Efter generalforsamlingen

Dirigenten godkender referat

Dirigenten gennemlæser og underskriver beslutningsreferatet, så bestyrelsen kan sende det til Diabetesforeningens hovedkontor senest 14 dage efter generalforsamlingen.

Bestyrelsen konstituerer sig

Nogle konstituerer sig lige efter generalforsamlingen, mens andre mødes 1-2 uger efter generalforsamlingen.

Bestyrelsen skal have en formand og en kasserer (som ikke må være fra samme husstand). Man kan også vælge at konstituere en næstformand og en sekretær.

Hvis der er stemmelighed i konstitueringen, bliver posterne fordelt ved lodtrækning.

Navn, adresse, telefonnummer, e-mail og bestyrelsespost på alle bestyrelsesmedlemmer skal sendes til frivillighedsadministrator, Per Jensen, på pj@diabetes.dk.

Per

 

Per Jensen

Telefon: 63 12 90 26
Mail: pj@diabetes.dk

Kontakt mig, hvis du har spørgsmål til din generalforsamling.

Ofte stillede spørgsmål om generalforsamling

    Ofte stillede spørgsmål om generalforsamling
  • Kan man melde sig ind i Diabetesforeningen på generalforsamlingen, betale sit kontingent og så både stemme og stille op til valg til bestyrelsen?

    + -

    Ja

  • Kan man stemme ved fuldmagt?

    + -

    Nej

  • Kan man altid kræve skriftlig afstemning?

    + -

    Nej – hvis der i forbindelse med valg er overensstemmelse mellem antal kandidater og poster, er alle valgt.

  • Hvordan afgør man en afstemning, hvor der er lige mange for og imod?

    + -

    Drejer det sig om personvalg, så er der først en ny afstemning. Hvis den også er lige, trækker man lod om tillidsposten.

  • Hvornår skal bestyrelsen konstituere sig?

    + -

    Det bestemmer bestyrelsen selv. Nogle gør det umiddelbart efter generalforsamlingen, mens andre mødes 1-2 uger efter generalforsamlingen.

  • Hvad sker der, hvis der opstår problemer under konstitueringen (fordeling af posterne formand og kasserer)?

    + -

    Kontakt frivillighedsadministrator Per Jensen på pj@diabetes.dk

  • Kan man være på valg in absentia?

    + -

    Ja – det er muligt at kandidere til medlem af en bestyrelse, eller f.eks. kritisk revisor, på generalforsamlingen uden selv at være til stede (in absentia).

    Man kan være forhindret i at møde frem, fordi man f.eks. er på forretningsrejse i udlandet, sejler på langfart, eller er forhindret på anden vis.

    Ønsker man som medlem af Diabetesforeningen alligevel at stille op til valg, så kræver det blot en skriftlig tilkendegivelse, som dirigenten kan præsentere for de stemmeberettigede på generalforsamlingen.

  • Hvordan træder en suppleant ind i bestyrelsen i stedet for et oprindeligt medlem?

    + -

    Hvis en suppleant indtræder i stedet for en anden i bestyrelsen, så sidder suppleanten indtil førstkommende ordinære generalforsamling.

    Der kan han/hun stille op og få bekræftet sit mandat, der tidsmæssigt vil følge den kandidat, suppleanten træder i stedet for.

Rådgivning

Powerpoint-præsentation

Powerpointen ”Velkommen til generalforsamling” giver dig en skabelon til generalforsamlingen.

Hent powerpoint
Paragraf

Diabetesforeningens vedtægter

Vedtægterne kan give dig inspiration til snakke om værdier og strategi i lokalforeningen.

Hent vedtægter
Vejledninger

Standardvedtægter

Få inspiration til foreningsarbejdet i vedtægterne til lokalforeninger og grupper.

Hent vedtægter
Skriv

Skabelon til beslutningsreferat

Få en hjælpende hånd til at tage referater på en nem måde.

Hent skabelon